Hausverwaltung wechseln – problemlos und korrekt

Ein paar Infos vorweg

Ein Hausverwalter ist kein Hausmeister

Professionelle Hausverwalter kümmern sich um die kaufmännischen und technischen Belange der Immobilie. Keinesfalls verwechseln sollte man sie mit einem Hausmeister oder einem Facility-Service. Allerdings sind sie diejenigen, die Tätigkeiten überwachen, Angebote einholen, Aufträge an externe Dienstleister erteilen und auch für die Abrechnung zuständig sind. Der Hausverwalter organisiert auch die jährliche Eigentümerversammlung. In dieser werden anstehende Reparaturen angesprochen, Haushaltspläne und weitere Aspekte abgearbeitet und die dazu getroffenen Beschlüsse – vom Verwalter – protokolliert. Welche Aufgaben der Immobilienverwalter im Gesamt-Paket übernimmt, wird im Verwaltervertrag geregelt.

Selfmade-Verwaltung? Lieber zur professionellen Hausverwaltung wechseln

Theoretisch könnte ein Mitglied der Wohnungseigentümergesellschaft die Verwaltung übernehmen. Das jedoch ist weitaus anspruchsvoller, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften existiert gemäß §20 des Wohnungseigentumsgesetzes eine gesetzliche Verwalterpflicht und das WEG-Recht ist komplex. Schon aus Gründen der Planbarkeit haben die Verwalter ein maßgebliches Interesse an langfristigen Verträgen und natürlich auch daran, dass diese beidseitig eingehalten werden, was eigentlich üblich ist. Doch bisweilen treten Unstimmigkeiten auf und Eigentümer wollen die Hausverwaltung wechseln.

Ordentliche Kündigung – so funktioniert es

Reguläre Kündigung nach Ablauf oder außerordentliche Abberufung

Wichtig zu wissen: Verwalterverträge werden nicht automatisch verlängert, falls keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Sie werden für einen konkreten Zeitraum definiert – meistens drei bis fünf Jahre – und müssen nach Ablauf neu abgeschlossen werden. Für eine Kündigung während der Laufzeit müssen nachweislich wichtige Gründe vorliegen, damit die gegebenenfalls auch vor Gericht Bestand hat. Gründe für einen vorzeitigen Hausverwalterwechsel können Veruntreuung, überlange Abwicklung von Abrechnungen, fehlende Beschlussbücher, gefälschte Protokolle oder beispielsweise die Insolvenz des Hausverwalters sein. Die Vorlage für die Kündigung findest du hier.

Sie wollen nicht nur die Hausverwaltung wechseln, sondern suchen auch einen passenden Handwerker? Alles zum Thema Handwerker finden lesen Sie hier.

Unterschiede von beschlussfähiger Eigentümerversammlung und Umlaufbeschluss

Gibt es Anlass, die Hausverwaltung zu wechseln, ist der erste Schritt die Einberufung einer beschlussfähigen Eigentümer-Versammlung. Ist Ihnen das aus irgendwelchen Gründen nicht möglich, kann auch ein sogenannter Umlaufbeschluss gefasst werden. Bereits hier beginnen die Tücken im Detail. Der Unterschied: Für einen Beschluss bei einer Eigentümer-Versammlung genügt eine mehrheitliche Zustimmung. Konkret heißt das, dass mehr als die Hälfte der Eigentümer dem Wechsel der Hausverwaltung zustimmen muss. Anders bei einem Umlaufbeschluss; dem müssen alle Eigentümer zustimmen, was in der Realität schwer umsetzbar sein dürfte.

Unbedingt von einem Anwalt beraten lassen

Eine außerordentliche Abberufung während der regulären Vertragslaufzeit landet nicht selten vor Gericht. Wollen Sie die Hausverwaltung wechseln, sollten Sie sich aus ganz pragmatischen Gründen von einem Juristen beraten lassen, damit die Kündigung wasserdicht und rechtskonform ist. Erklärt ein Richter die fristlose Kündigung für nichtit, zahlen Sie plötzlich doppelt: für die alte und die neue Hausverwaltung. Verlieren sie den Rechtsstreit, tragen Sie außerdem noch die Verfahrenskosten aus eigener Tasche.

So gelingt die Suche nach einem neuen Hausverwalter

Auf der Suche nach dem neuen Hausverwalter

Ist der Vertrag ausgelaufen oder die Kündigung rechtsverbindlich vollzogen, können Sie die Hausverwaltung wechseln. Nun geht es also darum, den passenden Verwalter zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht. Dabei sollten Sie auf verschiedene Skills achten:

Qualifikation in einem Berufsbild ohne verpflichtende Ausbildung

Für die Tätigkeit als Immobilienverwalter schreibt das Gesetz keine Berufsausbildung vor. Pflicht ist seit dem 01.08.2018 allerdings die Weiterbildung. Hintergrund ist eine neue Berufszulassungsregelung in § 34c der Gewerbeordnung, mit der die gewerbliche Immobilienverwaltung erlaubnispflichtig wird. On- und offline werden Seminare angeboten, mit denen man sich innerhalb von zwei Monaten und kürzer zum Hausverwalter qualifizieren kann. Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV) empfiehlt eine Berufsausbildung zur/m Immobilienkauffrau/-mann oder ein immobilienwirtschaftliches Studium. Für Sie als Eigentümer ist es also wichtig, sich über den Ausbildungshintergrund und die fachliche Qualifikation des Verwalters zu erkundigen. Für die Seriosität spricht auch die Mitgliedschaft in einem Verband, zumal die Berufsverbände nur Mitglieder aufnehmen, die ihren Anforderungen entsprechen.

Finanziell abgesicherte Verhältnisse

Wenn Sie die Hausverwaltung wechseln, sollten Sie sich deren Hauptaufgabe bewusst sein: Ihre Vermögensinteressen wahrzunehmen. Vor diesem Hintergrund achten Sie darauf, dass der potenzielle Vertragspartner selbst finanziell ausreichend abgesichert ist. Schließlich stehen teilweise immense Werte – monatlich als auch jährlich – im Raum. Eine entsprechende Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist die Basis. Lassen Sie sich die Police zeigen, um keine kostspieligen und bösen Überraschungen zu erleben.

Apropos Finanzen

Die Grundlage der Zusammenarbeit ist der Verwaltervertrag. In diesem werden neben den Leistungen auch die Kosten aufgeführt. Wenn Sie die Hausverwaltung wechseln, achten Sie auf Transparenz in der Vertragsgestaltung und definieren Sie gemeinsam mit dem Anbieter, welche Leistungen durchgeführt oder ausgeschlossen werden sollen. Immens bedeutend ist auch das Abrechnungsmodell. Pauschale Abrechnungsmodalitäten sind häufig die sinnvollere Variante, da Sie hier keine versteckten Zusatzkosten zu erwarten haben.

Am besten nah dran

Nicht zu vergessen, die praktischen Aspekte: Ganz pragmatisch sollte der ideale Verwalter seinen Sitz in räumlicher Nähe Ihres Objektes haben, zumindest in derselben Stadt oder im Speckgürtel. Treten Probleme auf, die schnellstens und teils vor Ort geregelt werden müssen, ist keinem Beteiligten damit gedient, wenn die Immobilienverwaltung für ihre Kontrollaufgaben oder spätestens für die Eigentümerversammlung erst 500 Kilometer anreisen muss – sei sie noch so gut.

Muster-Beschlüsse zur Kündigung

Muster-Beschlüsse zur Verwalterbestellung

Hausverwaltungs-Check

Eine Checkliste mit allem, was eine gute Hausverwaltung und das Schreiben zur Kündigung findest du hier:
Hausverwaltungs-Checklist downloaden

Wir von Housy wünschen Ihnen eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrer Hausverwaltung und eine angenehme Wohnatmosphäre für Ihre Mieter.

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